Tra «sì, sentiamoci» e l’incontro in agenda ci sono quattro e-mail. Qui nessuna.

«Sembra interessante, sentiamoci.» In quel momento la maggior parte delle aziende inizia a mandare orari a mano: ne propongo tre, il contatto risponde il giorno dopo, uno nel frattempo è occupato, ripropongo. Quattro messaggi e due giorni - esattamente dove l’interesse si spegne.

Leeeds chiude questo tratto. Con l’obiettivo incontro l’agente guarda il calendario, sceglie tre orari davvero liberi, li tiene e li propone. Quando il contatto ne accetta uno, dopo l’invio della risposta nasce l’evento con l’invito e il lead passa a «incontro fissato».

Proporre un orario che nel frattempo qualcuno ha occupato è peggio che non proporne nessuno. Gli orari non nascono quindi da un’ipotesi sul tuo orario di lavoro, ma dalla disponibilità reale - e gli orari proposti vengono tenuti, così che dieci minuti dopo non li riceva un altro contatto della stessa campagna.

La seconda trappola è il tempo stesso. Un errore di un’ora al cambio dell’ora legale significa un incontro a cui due persone arrivano in momenti diversi. Gli orari si calcolano quindi con le regole reali dei fusi, e il contatto vede l’ora nel proprio fuso quando differisce dal tuo.

La terza è l’ordine. L’evento nasce solo dopo che la risposta di conferma è davvero partita. Prima, e una bozza respinta riempirebbe l’agenda di incontri di cui nessuno sa nulla.

Google o Microsoft. L’agente vede la disponibilità reale e crea evento e invito direttamente nel calendario. Serve un’app OAuth; con Google sono permessi sensibili, quindi metti in conto una verifica di settimane.

Un link di sottoscrizione, senza OAuth. Il cliente aggiunge un link privato alla propria app di calendario come calendario sottoscritto e gli incontri ci arrivano da soli. Utilizzabile lo stesso giorno. I limiti li diciamo subito: in questa modalità Leeeds non vede incontri fissati altrove, quindi calcola dall’orario di lavoro e dalle proprie prenotazioni, e le app di calendario scaricano il link con ritardo.

Cosa imposti. Durata dell’incontro, margine tra eventi, con quanto anticipo minimo può essere un orario, quanto guardare avanti, quanti orari proporre e per quanto tenerli. Orario e giorni appartengono al calendario, non alla campagna.

Annullamento. Un incontro si annulla dalla scheda azienda in due clic. Prima si elimina l’evento presso il provider, così il contatto riceve l’annullamento, e solo dopo Leeeds lo registra - in quest’ordine, perché non esista mai un «annullato da noi, ancora in agenda».

L’incontro è l’unico numero che un titolare segue. La differenza tra «l’agente ha risposto» e «l’incontro è in agenda» sono poche centinaia di righe di codice attorno al calendario - e quattro e-mail che nessuno deve scrivere.

Se preferisci non aspettare l’approvazione OAuth, parti dal link di sottoscrizione. I limiti li conosci in anticipo e puoi passare all’altra via quando vuoi.